Deze maand staat in het teken van een frisse start. Alles op orde om zo het jaar goed te beginnen, dus ook je administratie. Het bijhouden van je administratie kan soms aanvoelen als een enorme klus. Maar met een paar slimme hacks kan je het een stuk eenvoudiger maken. Of je nu je financiële zaken wilt organiseren of je tijd efficiënter wilt gebruiken, deze tips helpen je om orde te scheppen in de chaos.
Zet je uitgaven op een rijtje
Weet jij waar jij je geld iedere maand aan uitgeeft? Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van al je uitgaven. Wat zijn je vaste lasten? En dan bedoelen we niet alleen je gas, water, licht, huur of hypotheek maar ook je spotify-, telefoon- en sportabonnement. Daarnaast is het belangrijk om te weten wanneer je wat moet betalen en of het automatisch van je rekening wordt getrokken of niet. Tip: Maak een lijst in Excel waarin je al deze informatie verwerkt. Zo heb je een goed overzicht van wanneer, hoeveel en wat je moet betalen. Ook fijn om te weten wat je iedere maand overhoudt!
Stel een vast administratie-moment in
Consistentie is de sleutel tot succes. In dit nieuwe jaar kies je een vast moment in de week of maand om je administratie bij te werken. Bijvoorbeeld elke maandagavond na het avondeten. Zet dit moment vast in je agenda van je telefoon en vergeet de melding hiervan niet aan te zetten. Maak een checklist van taken die je moet uitvoeren, zoals:
-Facturen indienen
-Betalingen doen
-Bonnetjes uploaden
Door een routine op te bouwen, voorkom je dat je administratie zich opstapelt. Daarnaast voorkom je achterstallige betalingen die meer kosten met zich meebrengen.
Minimaliseer papieren rommel
Als je aan administratie denkt, denk je wellicht aan die kartonnen doos vol papieren. Papieren zijn vaak de grootste bron van chaos. Daarom is het goed om waar mogelijk digitale facturen en contracten aan te vragen. Bewaar alleen papieren die absoluut noodzakelijk zijn, zoals notariële akten of originele diploma’s. Archiveer deze in een map of kluis.
Digitaliseren
Wanneer je papierwerk hebt geminimaliseerd, zal je het digitaal beter moeten inregelen. Digitaliseren is de sleutel tot een georganiseerde administratie. Gebruik apps zoals Google Drive of Dropbox om digitale kopieën van belangrijke documenten op te slaan. Mocht je toch nog belangrijke documenten per post binnen krijgen is het belangrijk om deze in te scannen. Dit kan je doen met een scanner-app zoals Adobe Scan of CamScanner. Wanneer je alle documenten digitaal hebt, is het belangrijk om een logische mappenstructuur aan te houden, bijvoorbeeld:
-Belastingen > 2025 > Kwartaal 1
-Verzekeringen > Zorgverzekering > Polis 2025
Door alles digitaal op te slaan, kan je sneller documenten terugvinden en hoef je minder fysieke ruimte te reserveren. Let wel: zorg altijd dat je een kopie opslaat op een harde schijf of online cloud.
Creëer een systeem voor winkelbonnetjes
Vind je het fijn om al je bonnetjes te bewaren? Breng dan ook orde hierin. Sorteer ze in werk- en privé-uitgaven, zodat je bij een belastingaangifte of declaratie alles snel bij de hand hebt. Een bon bewaren van dure aankopen is sowieso een goed idee, zonder bon geen garantie. Heel veel bedrijven kunnen tegenwoordig ook online de bon aanleveren.
Houd je administratie simpel
Soms is minder meer. Gebruik niet te veel verschillende tools of systemen; één goed georganiseerde app of mappenstructuur is vaak voldoende. Archiveer oude administratie jaarlijks en bewaar deze op een vaste plek.
Klaar om deze tips in de praktijk te brengen? Begin vandaag nog en ervaar het gemak van een geordende administratie! Heb jij nog tips voor andere leden? Laat het weten hieronder in de comments.
